Контрольные процедуры

Теория Аудита от Д. Лоббека / Изучение системы внутрихозяйствеииого контроля клиента и оценка риска контроля / Контрольные процедуры

Страница 4

Требуется принимать меры предосторожности и для защиты записей и документов. Восстановление утерянных или уничтоженных документов стоит дорого и поглощает много времени. Представим себе, что произошло бы, если бы оказался уничтоженным главный файл по учету дебиторской задолженности! Необходимость предотвратить такого рада утраты может оправдать значительную стоимость составления резервных копий записей и прочих форм контроля. Соответственно необходимо защищать и страховые полисы, и векселя к получению.

Можно использовать устройства механической защиты, чтобы еще больше увериться в том, что бухгалтерская информация своевременно и точно учитывается. Для достижения этой цели потенциально полезными устройствами являются кассовые аппараты и определенные типы автоматического оборудования для обработки данных, которые также являются и устройствами контроля.

ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ НЕЗАВИСИМЫХ ПРОВЕРОК. Последняя категория контрольных процедур - это тщательный и непрерывный обзор выполнения контрольных процедур и моментов остальных четырех типов. Часто такие проверки называют независимыми внутрихозяйственными проверками. Потребность в них возникает в связи с тем, что система внутрихозяйственного контроля имеет тенденцию с течением времени претерпевать изменения, если отсутствует механизм постоянной ее верификации. Работники наверняка забудут о необходимых процедурах или умышленно не выполнят их. Известно, что при отсутствии контроля и оценки персонал станет работать небрежно. Кроме того, независимо от качества системы контроля, возможны как преднамеренное, так и непреднамеренное искажение реального положения дел.

Основная характеристика шециалистов, занимающихся внутрихозяйственным контролем, - независимость: они не должны зависеть от тех сотрудников, которые несут первоначальную ответственность за подготовку проверяемой информации. Ценность проверки во многом утрачивается, если проводящий ее человек подчиняется лицу, ответственному за подготовку проверяемых данных, или же зависит от него каким-либо другим образом.

Наименее дорогостоящая внутрихозяйственная проверка имеет место при таком разделении обязанностей, о котором шла речь выше. Например, когда операциями с банком занимается один сотрудник, а на другом лежит (обязанность ведения бухгалтерских записей и работы с наличными деньгами, т.е. возможность постоянных взаимных сличений данных без каких либо существенных дополнительных затрат. Впрочем, некоторые важные проверки можно осуществить только путем дублирования процедур. Например, подсчет товарно-материальных ценностей двумя различными бригадами сотрудников стоит дорого, но зачастую это необходимая мера.

РАЗМЕР ПРЕДПРИЯТИЯ И КОНТРОЛЬ. Размер компании сильно ал и нет на характер системы внутрихозяйственного контроля и отдельных контрольных моментов. Конечно, разделение обязанностей в небольшой компании - очень сложное дело. И соответственно не всегда реально ожидать от такой компании наличия внутрихозяйственных аудиторов. Однако если рассмотреть различные элементы систем внутрихозяйственного контроля, то убедишься, что большая часть этих элементов применима как в крупных, так и небольших компаниях. Хотя небольшие компании обычно не создают своих методических руководств: в этих компаниях, разумеется, могут быть компетентные и надежные работники, четкая функциональная структура, адекватные процедуры санкционирования, осуществления и учета хозяйственных операций; качественные документы, регистры и отчетность; фактический контроль активов и документов и, в ограниченных масштабах, проверок хозяйственной деятельности.

Самым важным контрольным средством, которое может быть использовано в небольшой компании, является знание и забота ее руководителя, который часто и владелец, и директор компании. Личная заинтересованность в успешной деятельности организации и тесные связи с работниками позволяют ему тщательно оценить и их компетентность, и эффективность работы системы в целом. Например, система внутрихозяйственного контроля стала бы существенно эффективней, если бы владелец добросовестно выполнял такие свои обязанности, как проставление подписи на всех чеках только после тщательной проверки подтвержда-18 Ж2А ющих их документов, контроль выписок из банка, проверка свидетельств о сверке дебиторской задолженности, одобрение выдачи кредитов, анализ всей корреспонденции со стороны клиентов и поставщиков и утверждение безнадежной задолженности.