Контрольные процедуры

Теория Аудита от Д. Лоббека / Изучение системы внутрихозяйствеииого контроля клиента и оценка риска контроля / Контрольные процедуры

Страница 3

Качественная система документирования и учета должка строиться на следующих принципах. Документы и записи:

•должны иметь непрерывную последовательную нумерацию, чтобы облегчить выявление отсутствующих документов и при необходимости -поиск нужных документов (Особенно важно для ссущесгаления принципа полноты учета);

•должны составляться в момент совершения операции или сразу после этого. Если прошло много времени после проведения хозяйственной операции, то составляемые документы и записи о ней становятся менее достоверными. Повышается вероятность возникновения в них погрешностей. (Важно для осуществления принципа своевременности.);

•должны быть достаточно простыми, доступными для понимания;

•должны быть унифицированы для многоцелевого использования. Например, хорошо составленный и правильно используемый счет-фактура может являться основой для занесения данных о реализации в журнал, разрешением для отгрузки, источником статистических данных и т.д.;

•должны иметь гфодуманную структуру для их правильного оформления. Этого можно достичь, включая определенные контрольные моменты в форму документа. Например, документ может содержать указания на то, куда его надо отправить, пробелы для отметок о санкционировании операции и специальные графы для цифровой информации.

План счетов. Контрольным средством, тесно связанным с документами и регистрами, является план счетов, в соответствии с которым классифицируются операции по определенным балансовым счетам и статьям счета прибылей и убытков. План счетов - это важное контрольное средство, так как он обеспечивает системную структуру де терминирования информации, предоставляемой администрации и другим пользователям. Он должен содержать информацию, достаточную для того, чтобы обеспечить возможность представления финансовой отчетности в соответствии с общепринятыми бухгалтерскими принципами; но, что также имеет определяющее значение, классификация информации должна помогать администрации в принятии управленческих решений. Следует позаботиться и о том, чтобы такой развернутый План счетов (при его детализации) содержал информацию по подразделениям, группам продукции, центрам ответственности и другим категориям. План счетов позволяет избежать ошибок, связанных с неправильной котировкой, если он точно предопределяет, какая корреспонденция счетов соответствует известным типам хозяйственных операций. Особенно важно, чтобы в классификациях проводилась четкая граница между капитальными активами, запасами товарно-материальных ценностей и расходами, поскольку именно эти категории имеют наибольшее значение для внешних пользователей финансовой отчетности. (Важно для осуществления примата классификации.)

Методические руководства. Чтобы учетные принципы применялись постоянно, единообразно и последовательно, они должны быть описаны в специальных методических руководствах. Эти руководства должны определять документооборот организации и содержать достаточно информации, чтобы обеспечить адекватное ведение учета и осуществление качественного контроля активов. Например, чтобы гарантировать адекватный учет приобретения сырья, копию заказов на приобретение товаров и копию извещения о получении (которую составляют, когда поступает сырье) следует отправлять в отдел, занимающийся оплатой счетов. Эта процедура помогает правильно заносить сведения о покупках в журнал покупок и облегчает определение того, нужно ли оплачивать счет-фактуру поставщика.

ФАКТИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ ЗА АКТИВАМИ И ДОКУМЕНТАМИ. Самый важный способ защиты активов и документов - это принятие определенных мер предосторожности. Например, товарно-материальные ценности необходимо подсчитывать в складских помещениях, чтобы исключить случаи мелких краж. Если такое помещение находится под контролем компетентного работника, то это усиливает уверенность в том, что злоупотребления сводятся к минимуму. Другие важные меры предосторожности - использование несгораемых сейфов и хранилищ для защиты таких активов, как валюта и ценные бумаги.