Особенности контрольно-аудиторского процесса в условиях АСОИ

Общая теория аудита / Компьютерные технологии обработки информации и их применение в контрольно-аудиторском процессе / Особенности контрольно-аудиторского процесса в условиях АСОИ

Страница 3

Особое внимание при проведении аудита уделяют правильности заполнения реквизита «Код оператора, записавшего документ на магнитном носителе», чтобы путем идентификации можно было установить конкретное лицо, ответственное за достоверность данных на магнитном носителе. Принадлежность кода конкретному лицу регистрируют в порядке, установленном министерством, ведомством по подчиненности АСОИ, а также образованием технических условий, исключающих возможность искажения кода.

Документ на магнитном носителе записывают на основе данных, зафиксированных в первичных документах, полученных по каналам связи от автоматически регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач на ЭВМ. Это требует точного соблюдения установленного технологического режима обработки данных и записи их на магнитном носителе, а также обеспечения юридической силы первичных документов. Полученные данные по каналам связи автоматически регистрирующих устройств и записанные в документах на магнитном носителе имеют юридическую силу при условии засвидетельствования идентификации и достоверности передачи информации подписями лиц, ответственных за исправность оборудования и сохранность данных.

Документы на магнитном носителе создают также на основе данных, полученных в процессе автоматизированного решения задач. Придание им юридической силы обусловлено достоверностью данных и соответствием алгоритма преобразования данных способам обработки.

Первичная документация, используемая для учета, контроля и аудита хозяйственной деятельности предприятий, перенесенная в документ на магнитном носителе, а также документы на нем, созданные средствами вычислительной техники, в том числе замененные после внесения изменений, сохраняются в течение сроков, установленных для этих документов министерствами, ведомствами вместе с государственными архивными органами. В отдельных случаях для визуального контроля разрешается преобразование в человекочитаемую форму документа, созданного на магнитном носителе, а также промежуточных данных, полученных в процессе создания этого документа. Так, ежегодно ЭВМ могут выдавать машинограммы (ведомости) учета заработной платы рабочих и служащих, необходимые для оформления пенсий, учета трудового стажа и т. п.

В качестве подлинника документа на магнитном носителе принимают первую по времени запись на нем, зафиксированную в установленном порядке. К нему относятся все первичные документы, которыми оформляют хозяйственные операции на предприятии. Аутентичные (соответствующие подлиннику) записи, сделанные в документе на магнитном носителе позднее по времени, называются дубликатами.

Документы, переписанные с оригиналов или дубликатов на другие носители (магнитные кассеты, диски) с полным соответствием оригиналу, называются копиями. Копии документа на магнитном носителе, записанные машинным способом на бумажный носитель (человекочитаемые копии), имеют юридическую силу при условии автентичности их подлиннику, а также соблюдения других требований к первичным документам, фиксирующим хозяйственные операции, в том числе наличия указания на то, что оригинал имеет форму документа на магнитном носителе, заверенного штампом или печатью, соответствуют подписи работников вычислительного центра, выдавшего человекочитаемую форму документа.

Применение в учете и контроле хозяйственной деятельности предприятий документов на магнитных носителях связано с частым внесением изменений в оригинал документа. Изменения нужно вносить на основании специально составленного уведомления, которое содержит: наименование организации, создавшей оригинал документа на магнитном носителе; содержание изменений; ссылку на основание для изменений; время внесения изменений; соответствующие подписи; штамп или печать организации, создавшей оригинал документа на магнитном носителе. Как правило, изменения, внесенные в документы, используемые в учете и контроле хозяйственной деятельности, должны подписываться главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Первичные документы-оригиналы, полностью соответствующие созданным на их основе документам на магнитном носителе, должны быть исключены из системы учета хозяйственной деятельности. Для того чтобы избежать повторного использования их в учете, на каждом документе ставят штамп «Аннулирован», «Заменен документом на магнитном носителе, инвентарный номер .». Для устранения трудоемкости штамп разрешается ставить на титульном листе папки, пачки, в которой сброшюрованы аннулированные документы. Аннулированные документы-оригиналы уничтожают после окончания срока их архивного хранения.

При проведении аудита необходимо особенно тщательно проверить на предприятии порядок погашения (аннулирования) документов-оригиналов, перезаписанных на магнитном носителе. Практика показывает, что погашение штампом аннулированных документов нужно поручать работникам вычислительного центра, которые осуществляют контроль выпуска выходных машинограмм.