Рабочие документы

Теория Аудита от Д. Лоббека / Типы свидетельств и документов / Рабочие документы

Страница 4

•Исследование вспомогательных документов. Целый ряд записей специального назначения составляют для того, чтобы продемонстрировать осуществленные аналитические проверки типа проверок документов в ходе тестирования хозяйственных операций или их разделения по учетным периодам. Такие записи не содержат итогов и они не связаны с Главной книгой, поскольку о™ всего лишь подтверждают осуществленные тесты и фиксируют выявленные результаты. В этих записях должны содержаться определенные положительные или отрицательные выводы относительно цели проверки.

•Информация. Такого рода записи содержат информацию, противопоставляемую аудиторским свидетельствам. Записи содержат информацию о налоговых декларациях и данные Комиссии по ценным бумагам и биржевым операциям по форме 10-К и, помимо этого, данные о бюджете времени, часах работы клиента. Такие данные помогают успешно выполнять заказ на аудит.

•Посторонняя документация. Значительная часть рабочих документов состоит из посторонней документации, собранной аудиторами. Это подтверждающие ответы или, допустим, копии заключенных клиентом соглашений. Хотя данные документы не являются "записями" в прямом смысле этого слова, они имеют индексацию и файлы, а процедуры в них указываются точно таким же образом, как и в других записях.

Подготовка рабочих документов. Соответствующая подготовка документов, подтверждающих собранные аудиторские свидетельства, а также полученные результаты и выводы - существенная часть аудита. Аудитор должен узнавать обстоятельства, при которых возникает потребность в том или ином их перечне. Он должен понимать, какого типа перечень нужен в конкретных обстоятельствах для включения в файлы. Хотя структура перечня и зависит от того, какие цели преследуются, рабочие документы должны иметь определенные характеристики:

•Каждый рабочий документ должен иметь такие идентификационные параметры, как имя клиента, охватываемый аудитом период, описание содержания, фамилия и инициалы подготовившего документ лица, дата подготовки документа и код индекса.

•В рабочих документах должны быть проставлены индексы и перекрестные ссылки, чтобы помочь их организации в файлы.

•Готовые рабочие документы должны четко и ясно характеризовать работу, сделанную в рамках аудита. Это достигается тремя способами: при помощи отчета, составленного письменно и имеющего форму меморандума, при помощи пометки процедур аудита в программе аудита и при помощи отметок непосредственно в записях, имеющихся в рабочих документах. Отметки в рабочих документах делаются галочками, которые являются символами, наносимыми рядом с отдельными элементами записей. Эти пометки должны четко и ясно разъясняться в нижней части рабочего документа.

•Каждый рабочий документ должен содержать достаточно информации, чтобы можно было достичь цели, для которой он составлялся. Если аудитор хочет подготовить свои документы соответствующим образом, он должен четко представлять себе цель, которую он перед собой ставит. Например, если рабочий документ составляют для того, чтобы перечислить аналитические данные и продемонстрировать подтверждение определенного балансового счета (например, заранее оплаченную страховку), то очень важно, чтобы эта подробность рабочего документа не расходилась с тем, что содержится в пробном балансе.

•Выводы, к которым аудитор пришел по поводу данной части аудита, должны носить четкий и недвусмысленный характер.

ОБЛАДАНИЕ РАБОЧИМИ ДОКУМЕНТАМИ. Рабочие документы, подготовленные в ходе выполнения заказа, включая документы, подготовленные клиентом для аудитора, являются собственностью аудитора. Единственный случай, когда кто-либо еще, в том числе и клиент, имеет юридическое право изучать эти документы, возможен тогда, когда они отправляются по повестке в суд в качестве вещественных доказательств. После завершения аудита рабочие документы остаются у аудитора, так что он в будущем может при необходимости пользоваться ими. Многие аудиторские фирмы обычно переснимают через несколько лет рабочие документы на микрофильм, чтобы понизить объем хранящихся у них документов, а также расходы на их хранение.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ ХАРАКТЕР РАБОЧИХ ДОКУМЕНТОВ. Необходимость того, чтобы взаимоотношения с клиентом носили конфиденциальный характер, зафиксирована в правиле 301 "Кодекса профессиональной этики", в котором говорится: