Классификация технико-экономической информации и ее применение в контрольно-аудиторском процессе

Общая теория аудита / Компьютерные технологии обработки информации и их применение в контрольно-аудиторском процессе / Классификация технико-экономической информации и ее применение в контрольно-аудиторском процессе

Страница 3

Характеристики объектов классификации определяют по классификационным таблицам, в которых предусмотрены наименования классификационных группировок каждого разряда (группы разрядов) кодового обозначения их в соответствии с принятой системой кодирования. В связи с тем, что классификаторы составлены в порядке нарастания кодовых обозначений, по ним можно легко отыскать полное или сокращенное наименование объекта контроля.

Использование классификаторов технико-экономической информации в ревизии и аудите финансово-хозяйственной деятельности предприятий и объединений позволит ускорить поиск и декодирование информации, что, в свою очередь, будет способствовать сокращению сроков проведения контроля и повышению его качества.

Информационное обеспечение ревизоров и аудиторов может быть приведено в определенную систему. При исследовании фактографической информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обеспечения потребностей в нормативно-справочной информации (НСИ), к которой относятся все законодательные акты, положения, инструкции, необходимо пользоваться библиотечными и собственными справочными фондами.

Основой информационно-поискового аппарата библиотек являются каталоги, упорядоченные совокупности карточек которых содержат библиографическое описание литературных источников. Основные каталоги составляют по алфавитному принципу или по другим принципам систематизации знаний. Кроме основных создают вспомогательные каталоги: законодательных и ведомственных актов, постановлений правительства. Сведения в картотеке часто сохраняют только до момента издания библиографического указателя, который включает соответствующие публикации. Основными каталогами являются систематический и алфавитный.

Систематический каталог организовывают в соответствии с действующей классификацией науки, проблемы которой обозначены цифровыми и буквенно-цифровыми обозначениями (индексами), совокупность их иерархически размещают в разделах, подразделах, рубриках каталога. Публикацию обозначают одним или несколькими индексами, если она касается нескольких проблем. Картотеку с описанием публикации размещают в тех подразделах систематического каталога, которые обозначены на ней соответствующим индексом.

Алфавитный каталог создают по четкой последовательности букв алфавита в зависимости от количества авторов, наличия специального, титульного редактора и др. Первым словом, по которому описывают литературный источник и которое определяет размещение его в каталоге, может быть фамилия или первое слово названия публикации.

При создании каталогов учитывают общие правила индексации публикаций согласно универсальной десятичной классификации (УДК) и библиотечно-библиографической классификации (ББК). Вместе с тем большие библиотеки создают свои варианты указанных систем, с помощью которых отражают в систематических каталогах новые понятия. Эти особенности обобщают в алфавитно-предметном указателе (АПУ), который является ключом к каталогу библиотеки.

Аудитору, ревизору необходимо в процессе поиска изучить весь информационно-поисковый аппарат библиотеки для ускорения поиска необходимой литературы по вопросам, поставленным на решение аудита, ревизии.

Алфавитно-предметный указатель содержит алфавитный перечень понятий, зафиксированных в каталогах, и их индексы, а при системной разработке — всеь тезаурус, в который входит это понятие, с его расчленением и связями. Вместе с тем перечень многих публикаций не помещается полностью в имеющиеся рубрики, поскольку ускорение научно-технического прогресса обусловливает возникновение новых знаний, не предусмотренных при разработке индексов. Поэтому аудитор, ревизор должны владеть активными методами поиска, которые основываются на автоматизированных библиотечно-библиографических системах, созданных на технической базе ЭВМ.