Экономическая информация, ее классификация и назначение в контрольно-аудиторском процессе

Общая теория аудита / Информационное обеспечение финансово-хозяйственного контроля и аудита / Экономическая информация, ее классификация и назначение в контрольно-аудиторском процессе

Страница 2

Машинная обработка информации основывается на упорядочении массивов информации путем создания информационной системы. Массив — это основная информационная совокупность, которая принимает участие в машинной обработке (производство продукции за месяц, табельные номера работников и др.). Совокупность данных об отдельном объекте множества составляет определенную информационную совокупность (поступление материалов на склад, начисление заработной платы за месяц и пр.).

Структура информационной системы включает в себя блок данных, файл, секцию файла, набор файлов, сгруппированных в банке данных.

Блок данных — это совокупность данных, которые записываются или считываются техническими средствами как одно целое.

Файл — совокупность данных, которая состоит из логических записей, касающихся одной темы (поступления товаров на базу, отпуска товаров в магазины).

Секция — часть файла, которая записывается на один том данных, представляющий собой съемную физическую единицу носителя данных (например, катушка магнитной ленты, на которой зафиксировано поступление сырья и материалов от одного поставщика).

Набор файлов состоит из совокупности родственных файлов, т.е. тех, которые с определенной целью по выбранным признакам могут быть объединены в общую группу (файлы перемещения товаров на базе).

Банк данных является совокупностью наборов файлов, сгруппированных в массивах данных.

Если предприятие выполняет внешнеэкономические операции, то необходимо пользоваться международными стандартами кодификации данных при проведении аудита его деятельности.

Известно, что в практике международных организаций в процессе обмена информацией и при решении задач международных экономических, научно-технических, культурных, спортивных и других связей используются сокращения названий стран — блоки буквенной и цифровой идентификации стран. Международная организация по стандартизации (ИСО) разработала коды для каждой страны. Для Украины традиционно используют такие блоки буквенной и цифровой идентификации:

двухбуквенный алфавитный код Украины — UA, рекомендованный ИСО для международных обменов, который позволяет создавать визуальную ассоциацию с общепринятым названием Украины без какой-либо ссылки на ее географическое положение или статус;

трехбуквенный алфавитный код Украины — UKR — используется в особых случаях как более целесообразный;

цифровой порядковый код — 804 — присвоен Статистическим бюро Организации Объединенных Наций и используется для статистических расчетов.

Эти блоки зафиксированы для использования Международной организацией по стандартизации в стандарте ИСО 3166—88 «Коды для представления названий стран».

Организация Объединенных Наций в работе также использует эти блоки.

Принимая во внимание то, что эти блоки хорошо известны в мире, а также с целью унификации сокращенного названия нашей страны Госстандарт Украины по согласованию с Министерством иностранных дел Украины считает целесообразным закрепить в законодательном порядке использование министерствами, ведомствами, предприятиями и учреждениями алфавитных кодов UA и UKR и цифрового порядкового кода 804.

Экономическая информация, характеризующая состояние объекта контроля на нынешний момент, называется оперативной, а в течение планового периода — текущей. Первая используется при контроле хозяйственных процессов в момент проведения их (количество и качество продукции конкретной партии поставки и др.), вторая — после завершения (после окончания месяца, квартала). Так, качество продукции контролируют ежедневно и принимают оперативные решения, чтобы не допустить поступления в торговлю товаров, не соответствующих стандартам, деформированных и пр., а меры по укреплению договорной дисциплины можно разрабатывать после окончания месяца. Таким образом, оперативная информация используется для текущего (оперативного) контроля и регулирования процессов хозяйственной деятельности в случаях возникновения отрицательных отклонений от запланированных результатов, для выборочных наблюдений за отдельными хозяйственными операциями, экспериментальной проверки норм расходования сырья и материалов, хронометражных наблюдений за работой оборудования и т. п.

Оперативная информация о хозяйственных процессах является дискретной, поэтому потребность в ней возникает периодически. Не всегда ее фиксируют на материальных носителях с надлежащим оформлением подписями лиц, принимающих участие в осуществлении хозяйственной операции. Оперативную информацию можно группировать с помощью электрических импульсов, датчиков, передавать органам управления телефонными каналами, радиорелейными линиями и др. Поэтому в процессе контроля и ревизии ее используют в сочетании с текущей, проверяют достоверность, группируют в информационные совокупности.